5 BƯỚC CHUYỂN GIAO CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Trong doanh nghiệp, chuyển giao công việc là một kỹ năng quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu suất và tạo điều kiện cho nhân sự phát triển. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý gặp khó khăn trong việc giao việc mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Dưới đây là 5 bước chuyển giao công việc giúp bạn xây dựng đội ngũ làm việc chủ động và có trách nhiệm.
BƯỚC 1: MÌNH LÀM
Trước khi chuyển giao, bạn cần tự mình làm thành thạo công việc đó. Việc này giúp bạn hiểu rõ các bước, khó khăn và cách giải quyết để sau này có thể hướng dẫn người khác.
Ví dụ, nếu bạn muốn giao việc chăm sóc khách hàng, trước tiên bạn cần trực tiếp làm để hiểu cách trả lời khách hàng, xử lý khiếu nại và giữ chân khách hàng.
BƯỚC 2: MÌNH LÀM – HỌ LÀM
Ở bước này, bạn vừa làm vừa hướng dẫn người nhận việc. Họ sẽ quan sát cách bạn làm, học hỏi và dần tiếp cận công việc. Điều quan trọng là bạn phải giải thích rõ ràng:
• Mục tiêu của công việc.
• Cách thực hiện từng bước.
• Những lỗi thường gặp và cách xử lý.
Ví dụ, nếu bạn đang đào tạo một nhân viên bán hàng, hãy cho họ xem cách bạn tư vấn khách hàng, xử lý phản hồi và chốt đơn thành công.
BƯỚC 3: HỌ LÀM – MÌNH LÀM
Sau khi quan sát, người nhận việc sẽ bắt đầu thực hành, còn bạn đóng vai trò giám sát, hỗ trợ khi cần. Đây là giai đoạn giúp họ rèn luyện kỹ năng và tăng sự tự tin.
Điều quan trọng trong bước này:
• Cho phép họ tự làm, nhưng bạn vẫn theo dõi sát sao.
• Chỉnh sửa, góp ý để họ làm tốt hơn.
• Khuyến khích họ tự tìm cách giải quyết vấn đề thay vì phụ thuộc vào bạn.
Ví dụ, trong bán hàng, hãy để nhân viên tự tư vấn khách hàng. Nếu có sai sót, bạn có thể góp ý ngay sau đó để họ rút kinh nghiệm.
BƯỚC 4: HỌ LÀM
Khi nhân sự đã đủ kỹ năng, bạn có thể hoàn toàn giao việc cho họ. Lúc này, bạn chỉ cần theo dõi kết quả và đánh giá hiệu suất.
Điều quan trọng:
• Trao quyền để họ có thể tự quyết định trong phạm vi công việc của mình.
• Thiết lập tiêu chuẩn để đánh giá công việc.
• Có cơ chế phản hồi để tiếp tục cải thiện.
Ví dụ, nhân viên bán hàng lúc này có thể tự xử lý khách hàng mà không cần sự can thiệp của bạn. Bạn chỉ cần theo dõi doanh số và chất lượng phục vụ.
BƯỚC 5: HỌ LÀM – CHUYỂN GIAO CHO NGƯỜI KHÁC
Bước cuối cùng là nhân sự đó có thể đào tạo lại cho người khác, giúp hệ thống vận hành liên tục mà không phụ thuộc vào một cá nhân duy nhất.
Lợi ích của bước này:
• Đội ngũ nhân sự ngày càng phát triển.
• Công việc có thể luân chuyển mà không bị gián đoạn.
• Bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Ví dụ, nhân viên bán hàng đã thành thạo sẽ hướng dẫn nhân viên mới, giúp bạn không phải đào tạo lại từ đầu.
KẾT LUẬN
Chuyển giao công việc đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo điều kiện để nhân sự phát triển. Khi đội ngũ có thể tự vận hành, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào chiến lược và mở rộng kinh doanh.
Bạn đã áp dụng các bước chuyển giao này chưa? Nếu gặp khó khăn, hãy để lại bình luận để cùng thảo luận nhé!
